Y.Siyeon

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1. 문제 상황 (Why)

소규모 매장 운영 환경에서는 예약 관리가 대부분 수작업으로 이루어지고 있었다.
이로 인해 다음과 같은 문제가 반복적으로 발생했다.

  • 예약 정보가 여러 채널에 분산되어 관리됨
  • 직원이 과거 예약 기록을 직접 찾아야 하는 구조
  • 예약 시간 누락 및 알림 지연 발생
  • 운영자가 예약을 직접 기억하고 관리해야 함

즉, 사람의 확인과 기억에 의존하는 비효율적인 운영 프로세스가 근본적인 문제로 판단되었다.

2. 목표 (Goal)

“예약 입력 1회로, 이후 모든 과정이 자동으로 처리되도록 만들자.”

구체적인 목표는 다음과 같다.

  • 예약 입력 UX 단순화/예약 정보 형태 표준화
  • 예약 데이터 자동 정제
  • 예약 시간 기준 알림 자동 발송
  • 운영자가 개입하지 않아도 되는 구조 설계

3. 전체 시스템 구조

전체 흐름은 다음과 같이 구성했다.

예약자 알림 자동화 프로세스

Google Form → Google Sheet → Google Apps Script → 카카오톡 알림

예약 정보만 Google Form으로 수기로 입력하도록 설정하였고, 이후 카톡 알림까지
사람의 개입 없이 이벤트와 시간 조건을 기준으로 자동 처리되도록 설계했다.

4. 핵심 설계 포인트

4-1. 입력 UX 개선

기존:

  • 예약 정보 형식이 매번 달라 데이터 정리가 어려움
  • 가게 단톡방 전달 방식으로 다른 메시지와 섞여 가독성 저하
  • 입력 실수 및 누락 가능성 높음

개선:

  • Google Form으로 입력/정보 형식 통합
  • 모바일/PC 어디서든 1회 입력
  • Form 응답이 자동으로 운영 Google Sheet에 적재

예약 정보 형식 통일 & 정보 입력만 수기

4-2. 이벤트 기반 자동 처리

Form 제출 시 실행되는 onFormSubmit(e) 이벤트를 활용해,

  • 예약 데이터 자동 정제
  • 날짜/시간 파싱
  • 알림 발송 여부 기본값 처리

를 자동으로 수행하도록 설계했다.

“데이터가 들어오면 바로 처리되는 구조”

4-3. 시간 조건 기반 트리거 설정

예약 리마인드를 위해 다음 조건에서만 알림이 발송되도록 설정했다.

  • 예약 시간 기준 2시간 전
  • 예약 당일 오후 12시

이를 통해 불필요한 알림은 줄이고,
실제 운영에 필요한 타이밍에만 알림이 전달되도록 했다.

5. 결과 (Outcome)

자동화 도입 이후 개선점

  • 예약 누락 0건
  • 직원의 예약 확인 업무 제거
  • 예약 자동화 관리 프로세스 생성
  • 운영자 피드백: 긍정적

6. 정리

본 프로젝트는 현장에서 실제로 발생하던 문제를 해결하기 위해 시작한 자동화 사례다.

운영자가 매번 확인하지 않아도 되도록,
그리고 손이 최대한 가지 않도록
이벤트 기반 자동화 구조를 중심으로 설계했다.

참고